Accueil > GestionÉlectroniqueDeDocuments > Le portail thématique dédié à la Gestion Électronique des Documents (GED) & la dématérialisation des flux.

La gestion électronique des documents (GED) est un outil stratégique qui permet aux entreprises de réduire considérablement leurs coûts opérationnels. En optant pour une GED, les entreprises peuvent dire adieu aux lourds processus de gestion papier, qui impliquent des coûts de stockage, d'impression, et de manutention. En numérisant et en centralisant l'ensemble des documents, la GED permet de réduire l'espace nécessaire au stockage physique, éliminant ainsi les coûts liés à la location de locaux de stockage ou à l'achat de fournitures d'archivage. De plus, la réduction de l'utilisation de papier et d'encre contribue également à des économies substantielles.

Outre les économies liées aux fournitures, la GED permet également de gagner du temps, ce qui se traduit directement par une réduction des coûts de main-d'œuvre. Les employés peuvent accéder plus rapidement aux informations dont ils ont besoin, sans avoir à fouiller dans des classeurs ou des archives physiques. La recherche de documents est simplifiée grâce à des fonctionnalités avancées, comme la recherche par mots-clés ou par métadonnées, ce qui améliore la productivité des équipes. Une meilleure organisation de l'information permet à chaque collaborateur de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, réduisant ainsi le temps perdu sur des activités administratives fastidieuses.

En intégrant une GED, les entreprises peuvent également réduire les risques d'erreurs et de pertes de documents, ce qui se traduit par des coûts indirects en moins, notamment ceux liés aux erreurs administratives ou aux pertes de données importantes. En cas d'audit ou de contrôle, la centralisation des documents permet une réponse rapide, évitant ainsi des amendes ou des sanctions potentielles. En somme, la GED offre une solution globale qui permet aux entreprises d'économiser sur plusieurs fronts, tout en améliorant leur efficacité et leur compétitivité.

Réduction des Coûts de Stockage Physique.

En numérisant et en centralisant les documents, la GED permet aux entreprises de se passer des espaces de stockage physique. Les archives papier prennent souvent beaucoup de place, ce qui entraîne des coûts liés à la location de locaux ou à l'achat de mobilier spécifique. En optant pour une GED, ces coûts sont drastiquement réduits, voire éliminés, permettant ainsi une optimisation de l'espace disponible et une réduction des frais de gestion.

Économies sur les Fournitures et l'Impression.

L'utilisation de la GED contribue également à réduire les coûts liés aux fournitures de bureau, notamment le papier, l'encre et les imprimantes. Les processus dématérialisés permettent de diminuer significativement les impressions inutiles, ce qui réduit non seulement les dépenses, mais contribue également à une démarche plus écologique en faveur de la durabilité environnementale.

Gain de Temps et Productivité Accrue.

La GED permet aux employés d'accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin, grâce à des outils de recherche efficaces basés sur des mots-clés ou des métadonnées. Cela se traduit par une économie de temps considérable, car les collaborateurs ne perdent plus de précieuses heures à chercher des documents dans des classeurs ou des archives. En conséquence, chaque employé peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui améliore la productivité générale de l'entreprise.

Réduction des Risques et des Coûts Indirects.

En centralisant et en protégeant les documents, la GED permet de minimiser les risques d'erreurs humaines, de pertes de documents ou d'accès non autorisés. La traçabilité des documents et la gestion des permissions offrent une meilleure sécurité, évitant ainsi les coûts liés aux erreurs administratives ou aux pertes de données sensibles. En cas d'audit, la présence de documents centralisés et bien organisés permet de réagir rapidement, évitant des sanctions financières potentielles.

La GED offre une solution globale qui permet aux entreprises d'économiser sur plusieurs fronts, tout en améliorant leur efficacité et leur compétitivité.